Aktenarchivierung und Aktenlagerung mit System

Papierakten nehmen viel Platz ein. Für mehr Freiraum im Büro sollten Sie keinen beliebigen, durch Dritte womöglich leicht zugänglichen Lagerraum mieten, sondern auf Nummer sicher gehen: Wie bieten Ihnen den Service, sensible Schriftstücke, auf die Sie nicht mehr oder zumindest nicht häufig zurückgreifen müssen, extern einzulagern – mit der Möglichkeit, dass Sie jederzeit Zugriff darauf haben. Aktenarchivierung und –lagerung zählt zu unseren Kernkompetenzen.

Aktenlagerung: Schrittweise Planung

Ihre Aktenschränke quellen über, Sie sind aber aus Datenschutzgründen verpflichtet, auch ältere Schriftstücke noch aufzubewahren? Dann sollten Sie diese am besten nach Jahrgängen sortieren, in Kartons packen und diese nach Ihrem individuellen Verschlagwortungssystem beschriften. Gern stellen wir Ihnen Kartons zur Verfügung und beraten Sie bei Bedarf in Sachen Verpackung oder auch Kenntlichmachung. Je nach Menge und Planungsstand können Sie mit uns mehrere Abholtermine vereinbaren.

Aktenaufbewahrung und Dokumentenarchivierung: Wie und wo?

Uns stehen deutschlandweit 5.000 m² Hochregallager für die externe Lagerung und Archivierung sensibler Geschäftsunterlagen zur Verfügung. Unsere Archive sind mit modernster Sicherheitstechnik ausgestattet und garantieren somit die lückenlose Einhaltung des Datenschutzes. Ob Rechtsanwaltskanzlei, Arztpraxis, Handwerksbetrieb oder großes Unternehmen – von der individuellen Einzellösung bis hin zu internationalen Großprojekten sind wir in der Lage, neben allen Anforderungen unserer Kunden und den gesetzlichen Bestimmungen auch Richtlinien zur Sicherheit der Dokumente und Daten bei der branchenspezifischen Aktenverwaltung umzusetzen.

Jeder Archivierung beziehungsweise Einlagerung von Akten geht eine detaillierte Ist- und Sicherheitsanalyse voraus. Alle Anforderungen und Wünsche Ihrerseits werden genau abgestimmt und finden Eingang in einen übersichtlichen Projektplan.

Externe Aktenarchivierung: Wann und wie habe ich als Nutzer Zugang?

Durch standardisierte, IT-gestützte Arbeitsprozesse sind unsere Aktenarchive rund um die Uhr für Sie als Nutzer verfügbar. Als Kunde können Sie alle zeitlichen Aspekte der Akteneinlagerung bestimmen:

Sie können allerdings auch uns mit der Überwachung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen beauftragen. Wir entlasten Sie gern bei der Verwaltung von extern ausgelagerten Akten.

Akteneinlagerung: Revisionssicheres System

Ihre Dokumente, Ordner, Akten und Datenträger sind bei uns vor Manipulationen geschützt: Wir bieten absolute Transparenz durch unser revisionssicheres Archivsystem, das jede Aktenbewegung erfasst. Wir bewahren Ihre Unterlagen nicht nur vor unberechtigten Zugriffen, sondern auch vor Feuer und Wasserschäden. Dafür sorgen wir mit höchsten Sicherheitsstandards.

Was muss wie lange archiviert werden?

Wenn Regale und Schreibtischschubladen vor Papier überquellen, ist man versucht, den Reißwolf scharfzumachen. Vor allem, wenn es sich um Akten und Dokumente älteren Datums handelt, die auf den ersten Blick längst nicht mehr aktuell erscheinen. Doch Vorsicht! Es gibt für bestimmte Dokumente bestimmte Fristen. Ein Überblick über die gängigsten Fristen für Gewerbetreibende:

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